Ответ на этот вопрос отлично знают в мувинговой компании «Деликатный переезд», которая вот уже 20 лет помогает предприятиям разных отраслей переселяться с одного адреса на другой с минимальными затратами и усилиями. Давайте разберемся, как происходит идеальный офисный переезд, сценарий которого отработан многими годами практики.

На подготовку лучше отвести не меньше месяца. За это время нужно будет составить пять важных документов. В первую очередь вам потребуется подробный список офисного имущества с указанием размеров, веса (если он превышает 100 кг) и материалов. Далее уделите внимание описанию технических условий на адресах отправления и прибытия, к которым относятся этажи спуска и подъема, наличие лифтов, подъездные пути, размеры дверных проемов и ширина лестничных пролетов. После этого необходимо определиться с перечнем услуг, который потребуется при переезде: упаковка и маркировка имущества, разборка и сборка мебели, демонтаж перегородок, навеска карнизов, полок и т.д. И, наконец, подготовьте план расстановки в новом офисе и продумайте график переезда.

Выбирая мувинговую компанию, обратите внимание на наличие у нее опыта, необходимых сотрудников и машин, свежих рекомендательных писем, а также договора, в котором зафиксирована материальная ответственность за ваш переезд. Пригласите к себе в офис менеджера перевозчика, чтобы тот оценил масштабы и сложность задачи. Представитель компании поможет сократить затраты, запланировав подходящие именно для вашего случая транспорт, оборудование и количество грузчиков.

Заранее убедитесь в прозрачности ценообразования будущего партнера. Попросите рассчитать стоимость, которая не будет меняться по завершении переезда. Если выбираете почасовую оплату, вам должны предоставить тарифы на все виды услуг и график переезда с расчетом времени проведения работ. Самое главное: условия и стоимость должны быть заранее зафиксированы в договоре.

Опытный перевозчик может организовать офисный переезд «под ключ», так что ответственному за него сотруднику не придется тратить время и силы, а деятельность компании ни на день не остановится. В назначенный час к вам приедет бригада специалистов, которые опишут все перевозимое имущество, а имеющиеся дефекты зафиксируют в акте. На адресе отправления транспорт с имуществом пломбируется в присутствии представителей переезжающей компании. В новом офисе все вещи распакуют, мебель соберут и вместе с техникой расставят согласно утвержденному заранее плану.

Если стоит задача уменьшить стоимость переезда, то самое очевидное решение — отказаться от перевозки лишнего. Во-первых, вы не потратите деньги на перемещение ненужных вещей и техники. Во-вторых, вы сможете их продать и получить дополнительные средства. Еще один способ экономии — взять часть работы на себя. Если заказать упаковочные материалы заранее, ваши сотрудники самостоятельно сложат в коробки личные вещи и документацию.

Материал подготовлен специально для компании «Деликатный переезд»

Автор: Алла Пашова
Редактор / корректор: Елена Виноградова
Координатор: Елена Рожнова
Фотографии предоставлены компанией «Деликатный переезд»
Верстка: Ольга Голубева