Как организовать конференцию на «пятерку»?

Тема

50% успеха конференции — ее тематика. Собрать участников можно только на мероприятие с актуальной и по-настоящему интересной для вашей целевой аудитории повесткой. И, конечно, яркими спикерами, чьи компетентность и опыт не вызывают сомнений.

Сроки

02

Второе. Когда вы будете отправлять участникам приглашения, там уже должно быть указано место проведения. С площадкой для однодневных конференций нужно определиться как минимум за месяц, а лучше — за три. Крупные форумы с большим количеством участников стоит планировать за полтора-два года. Почему? Потому что подходящие для форумов и семинаров залы, как правило, в бизнес-среде города знают и бронируют заранее. Чем раньше начнете подготовку, тем шире будет выбор.

01

Первое, о чем нужно помнить: у деловых мероприятий есть четко выраженная сезонность — весна и осень.

Выбор площадки

Выбирая место проведения конференции, нужно учитывать: размер площадки, арендную стоимость, расположение здания, инфраструктуру поблизости, логистику внутри самой площадки, наличие доступной среды.

Понятно, что конференц-центр должен быть в удобном для всех гостей месте. Если площадка находится дальше чем в 10-15 минутах ходьбы от метро, это, скорее всего, вызовет недовольство аудитории. И даже если вы организуете трансфер от «подземки» до адреса, велик риск, что до вас доберутся не все — какую-то часть слушателей вы потеряете.

А теперь о неочевидном. Откажитесь от зала, если к нему ведет крутая лестница. Среди посетителей мероприятия наверняка найдутся люди, для которых преодолеть такое препятствие будет непросто.

Один в поле не воин — это словно сказано о подготовке к конференции. Эффективно организовать сложное мероприятие может только команда, состоящая из представителей заказчика и площадки.

Менеджеры. Они взаимодействуют с лекторами, участниками, представителями конференц-центра. Выбирают зал, размещают гостей, организуют питание.

Технические специалисты. Они обеспечивают звук, свет, видео, онлайн-трансляцию. Заранее приезжают на место, проводят монтаж оборудования и тестируют его.

От заказчика нужны:

Менеджер. Он курирует мероприятие от А до Я. Его главная задача — подобрать оптимальный вариант под заданную тематику и бюджет.

Администраторы. Занимаются техническим построением залов под руководством менеджера.

Технический специалист. Отвечает за свет, звук и видео в зале. Помогает заказчику подключить оборудование, показывает, как им пользоваться, и приходит на помощь в любой нештатной ситуации во время мероприятия.

От площадки нужны:

Бюджет

Расходы на конференцию зависят от:

Количества участников. Чем их больше, тем выше расходы.

Выбранного зала. У каждого помещения своя арендная плата.

Задействованного оборудования. Одно дело — обычное выступление лектора в небольшой аудитории, совсем другое — организация онлайн-вебинара с трансляцией в прямом эфире.

Выбранного формата питания. Вы ограничитесь кофе-брейком, закажете фуршет или орагнизуете грандиозный гала-ужин?

Тайминг

Две трети времени конференции занимает деловая часть. При этом современные мероприятия чаще всего идут в формате живого общения: слушатели могут задавать вопросы спикеру по ходу его рассказа.

Стандартная продолжительность сессии — два часа: либо академических, по 45 минут, либо астрономических. После участники должны отдохнуть, размять ноги, перекусить. Сделать это можно во время первого кофе-брейка. Второй перерыв или обед уместно устроить после второй «пары».

Обед: 45-60 минут.

Кофе-брейк: 15-30 минут;

Техника

Как правило, техника в арендную стоимость не входит. Поэтому нужно заранее продумать, понадобятся ли микрофон (в зал от 30 человек — обязательно), проекционный экран, дополнительный свет. Перед конференцией не поленитесь устроить тест-драйв оборудования на площадке, чтобы на самом мероприятии не было сбоев.

02

Средние залы (от 30 до 100 человек) оборудованы стационарными экранами, проекторами, плазменными панелями, потолочными колонками, встроенным звуком. Лектора будет слышно из любой точки.

03

Малые залы (до 30 человек) предполагают использование мобильного оборудования, которое устанавливается перед мероприятием.

01

В зале «Бальмонт» (до 1000 персон) установлен направленный на сцену свет, есть вращающиеся «световые головы», большой светодиодный экран на сцене, профессиональное звуковое оборудование. Это позволяет проводить здесь не только деловые, но и культурные мероприятия (концерты, кинофестивали, презентации).

Питание

Качество питания серьезно влияет на мнение участников о конференции, так что недооценивать этот пункт не стоит. «Гастрономическая» часть зависит от длительности мероприятия и ваших задач.

Рассадка

Как правильно выбрать зал? Он должен быть оптимальным по размеру, а это зависит от численности участников. Впрочем, большое значение имеет не только площадь, но и выбранная схема рассадки:

Размещение

Если ваша конференция с междугородним/международным участием, то необходимо продумать размещение спикеров и слушателей. Ваши гости должны жить максимально близко к месту проведения делового мероприятия. Идеальный вариант — отель и конференц-центр находятся в одном месте.

И все же, почему именно «Москва»?