С 2022 года в практику применения электронной подписи в России внесены существенные изменения, а в 2023 году они станут еще более значимыми. Разбираемся в тонкостях: как сотрудникам за свою организацию или клиента легитимно заверять электронную отчётность — налоговую, бухгалтерскую, статистическую, в ФСН, ПФР, ФСС и другую.
Как получить электронную подпись и нужную доверенность
Кто и где получает электронные подписи в 2022 году
С 1 января 2022 года получать электронную подпись в ФНС должны индивидуальные предприниматели, нотариусы и первые лица коммерческих организаций. Список налоговых инспекций, где выдаются электронные подписи, размещён на сайте ФНС России. В Санкт-Петербурге это МИФНС № 15
Закон запрещает первым лицам организаций передавать свои электронные подписи сотрудникам. Каждый отвечает за свои действия и использует только собственную подпись.
Закон запрещает первым лицам организаций передавать свои электронные подписи сотрудникам. Каждый отвечает за свои действия и использует только собственную подпись.
Сейчас «Такском» совместно с ФНС России реализует проект под названием «Онлайн-подача заявки на электронную подпись с проверкой данных в ФНС».
Предварительная проверка данных будущего владельца электронной подписи в информационных системах ФНС снижает риск отказа в получении электронной подписи
С данной услугой клиенты «Такскома» получают:
Онлайн-подачу и проверку данных организации и её руководителя в ФНС
Сертифицированный токен, полностью готовый для дальнейшей работы с электронной подписью
Дальнейшее получение электронной подписи в ФНС без предварительной записи за 5-7 минут
Генерацию запроса в ФНС и онлайн-одобрение заявки на получение электронной подписи в ФНС
Настройку компьютера для работы с электронной подписью
Сотрудники организаций по-прежнему получают электронные подписи в коммерческих удостоверяющих центрах. Такая подпись называется «электронная подпись юридического лица с реквизитами сотрудника». В течение всего 2022 года сотрудники, оформляя электронную подпись в коммерческом удостоверяющем центре, кроме паспорта, данных СНИЛС и ИНН, предъявляют доверенность от первого лица организации на получение подписи. В данных такой электронной подписи содержатся ФИО владельца, его должность и реквизиты организации, где он работает.
Просто физические лица — обычные граждане — получают электронные подписи в коммерческих удостоверяющих центрах. Для этого им необходим паспорт, а также данные СНИЛС и ИНН.
С 2023 года все физические лица — и просто граждане, и сотрудники организаций — будут получать одинаковую подпись физического лица. А действовать с электронной подписью по служебной необходимости от имени организации они смогут, используя машиночитаемую доверенность.
С 2023 года все физические лица — и просто граждане, и сотрудники организаций — будут получать одинаковую подпись физического лица. А действовать с электронной подписью по служебной необходимости от имени организации они смогут, используя машиночитаемую доверенность.
В ближайшее время ожидается утверждение нормативно-правовых актов по машиночитаемой доверенности, её формату и правилам использования. В связи с этим нововведением с 2023 года изменится принцип работы сотрудников организаций с электронной подписью. Сотрудники будут получать электронную подпись физического лица в коммерческих удостоверяющих центрах. А для использования подписи на рабочем месте им потребуется машиночитаемая доверенность, заверенная электронной подписью первого лица организации.
Привыкнуть к новому порядку работы с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью лучше в текущем году, чтобы не испытывать сложностей в начале 2023 года, когда иных вариантов не будет.
Привыкнуть к новому порядку работы с электронной подписью и машиночитаемой доверенностью лучше в текущем году, чтобы не испытывать сложностей в начале 2023 года, когда иных вариантов не будет.
«Такском – Управление Сертификатами» — сервис для быстрого оформления электронных подписей сотрудникам. Без визита в удостоверяющий центр — прямо в офисе вашей организации. Экономит время и деньги. Полностью соответствует обновлённому Федеральному закону № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
Как действовать организациям,
оказывающим услуги по ведению учёта,
составлению и представлению отчётности в интересах клиентов
Проделайте следующее:
1
Определите, кто именно из сотрудников фирмы будет уполномочен подписывать отчётность клиентов.
2
Оформите на этих лиц электронные подписи в общем порядке:
- для директора фирмы — в ФНС России (возможно также применение до окончания 2022 г. ранее оформленных электронных подписей — на общих основаниях);
- для сотрудников — в коммерческом удостоверяющем центре (также на вышеописанных общих основаниях).
3
Получите от клиента доверенность с указанием ваших полномочий в отношении его отчётности (оформляется на общих основаниях). Если подписантом будет выступать не только директор фирмы-аутсорсера, но и другие сотрудники, это должна быть нотариальная доверенность на фирму как уполномоченное лицо с правом передоверия (п. 3 ст. 187 ГК РФ). Электронная доверенность такого рода заверяется электронной подписью руководителя организации-клиента или ИП-клиента.
4
Выдайте доверенности (в общем порядке) сотрудникам, отличным от руководителя, на действия от имени фирмы-аутсорсера в интересах клиентов. Тут не требуется участие нотариуса, право передоверия тоже излишне.
5
Передайте доверенности, выданные вами, в контролирующий орган для включения в реестр доверенностей (чтобы орган мог идентифицировать полномочия ваших сотрудников).
6
Попросите клиента передать доверенность, выданную на вашу фирму, в контролирующие органы, куда будете представлять за него отчётность, или передайте её сами.
Действующие и будущие законодательные акты,
регулирующие машиночитаемые доверенности
В октябре 2021 года утверждены приказы Минцифры РФ, касающиеся машиночитаемых доверенностей на право использования квалифицированной электронной подписи. Все требования, вводимые документами, вступают в силу с 1 марта 2022 года и действуют до 1 марта 2028 года. Это следующие приказы:
«Об утверждении единых требований к формам доверенностей, необходимых для использования квалифицированной электронной подписи» (зарегистрирован в Минюсте 08.10.2021 № 65353).
«Об утверждении единых требований к машиночитаемым формам документов о полномочиях» (зарегистрирован в Минюсте 08.10.2021 № 65351).
«О порядке формирования, актуализации классификатора полномочий и обеспечения доступа к нему» (зарегистрирован в Минюсте 08.10.2021 № 65350).
В августе 2021 года Минюст зарегистрировал приказ ФНС России от 30.04.2021 № ЕД-7-26/445@, который устанавливает формат электронной доверенности, подтверждающей полномочия представителя налогоплательщика в налоговой инспекции. Документ также устанавливает правила направления этой доверенности по ТКС.
Правила говорят о том, что доверитель или его представитель (например, бухгалтер) направляет доверенность, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя, в инспекцию ФНС по месту нахождения организации, обособленного подразделения, объектов налогообложения или месту жительства физлица.
Правила говорят о том, что доверитель или его представитель (например, бухгалтер) направляет доверенность, заверенную усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя, в инспекцию ФНС по месту нахождения организации, обособленного подразделения, объектов налогообложения или месту жительства физлица.
Обращаем внимание, что одну электронную доверенность можно оформить для нескольких и даже всех инспекциях ФНС России. Для этого нужно в поле «Код налогового органа» указать один или несколько соответствующих кодов налоговых инспекций. Если доверенность составляется для всех инспекций ФНС, то поле нужно оставить пустым, и документ будет действовать во всех налоговых органах страны. Направлять такую доверенность могут как компании, так и индивидуальные предприниматели.
Три новых постановления Правительства об электронных машиночитаемых доверенностях (МЧД) размещены 22 февраля на федеральном портале правовых актов: № 222, № 223 и № 224. В этих подзаконных актах описан порядок представления, использования, хранения и отзыва МЧД.
Напоминаем, что по-прежнему ожидается публикация форматов, схем МЧД, классификатора полномочий, передаваемых доверенному лицу, а также описания процесса передоверия МЧД. После публикации эти нормы обязательно появятся в программах и сервисах электронного документооборота компании «Такском».
Напоминаем, что по-прежнему ожидается публикация форматов, схем МЧД, классификатора полномочий, передаваемых доверенному лицу, а также описания процесса передоверия МЧД. После публикации эти нормы обязательно появятся в программах и сервисах электронного документооборота компании «Такском».
Форма машиночитаемой доверенности для взаимодействия с ФСС находится в стадии разработки. Соответствующий проект опубликован на федеральном портале правовых актов в ноябре 2021 года. Форму и правила использования машиночитаемой доверенности для взаимодействия с ФСС утвердят в 2022 году.
Прочие контролирующие государственные органы также должны в 2022 году утвердить свои формы электронных машиночитаемых доверенностей.
Прочие контролирующие государственные органы также должны в 2022 году утвердить свои формы электронных машиночитаемых доверенностей.
Материал подготовлен специально для компании «Такском».
Текст предоставлен пресс-службой компании «Такском».
Координатор: Елена Рожнова
Фотографии: Adobe Stock
Дизайнер: Екатерина Елизарова
Текст предоставлен пресс-службой компании «Такском».
Координатор: Елена Рожнова
Фотографии: Adobe Stock
Дизайнер: Екатерина Елизарова
Спецпроекты «Фонтанки.ру»
Март 2022 г. © Фонтанка.ру
Просмотров: 3605